Stan prawny na 8 listopada 2026 r.
Numer KSeF w przelewie będzie obowiązkowy od 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę z KSeF innemu czynnemu podatnikowi VAT, musi podać numer KSeF tej faktury. Gdy jednym przelewem płaci za kilka faktur jednego sprzedawcy, podaje identyfikator zbiorczy (IZ).
Obowiązek wynika z art. 108g ustawy o VAT. Liczy się data zapłaty, a nie data faktury: zgodnie z art. 17 ustawy zmieniającej przepis stosuje się „do płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.”. Przelew ze stycznia 2027 r. za fakturę z grudnia 2026 r., która ma numer KSeF, musi więc ten numer zawierać. Do końca 2026 r. podajesz go dobrowolnie.
Kogo dotyczy obowiązek?
Numer podajesz, gdy jednocześnie spełnione są trzy warunki:
- Płacisz jako czynny podatnik VAT. Obowiązek ma także podatnik, który reguluje fakturę za nabywcę, np. spółka matka płacąca za spółkę córkę.
- Odbiorca pieniędzy jest czynnym podatnikiem VAT. Status sprawdzasz w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście, według stanu na dzień płatności (art. 108g ust. 3).
- Płacisz poleceniem przelewu albo innym instrumentem płatniczym, który pozwala podać tytuł. Faktura jest ustrukturyzowana albo wystawiona poza systemem w trybie offline24 lub podczas niedostępności KSeF.
Co wpisać w tytule przelewu?
| Sytuacja | Co podajesz |
|---|---|
| Płatność za jedną fakturę | Numer KSeF, np. 5265877635-20250826-0100001AF629-AF |
| Jeden przelew za kilka faktur jednego sprzedawcy | Identyfikator zbiorczy, np. 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF |
| Mechanizm podzielonej płatności (MPP), jedna faktura | Numer KSeF w komunikacie przelewu (art. 108a ust. 3 pkt 3) |
| MPP, kilka faktur jednego sprzedawcy | Identyfikator zbiorczy, a nie okres, za który płacisz (art. 108a ust. 3c pkt 2) |
| Polecenie zapłaty | Numer podaje wystawca faktury, a nie płacący (art. 108g ust. 2) |
Numer, który nadał sprzedawca, np. FV/15/01/2027, nie wystarczy. Przepis wymaga numeru, który identyfikuje fakturę w KSeF.
Identyfikator zbiorczy ma 35 znaków i obejmuje co najmniej dwie faktury jednego sprzedawcy. Wygenerować go może wystawca albo odbiorca faktur w Aplikacji Podatnika KSeF lub w programie księgowym połączonym z API KSeF. Potrzebujesz do tego listy numerów KSeF faktur, które opłacasz.
Pan Tomasz prowadzi warsztat i w lutym 2027 r. płaci hurtowni za trzy faktury: 1 230 zł, 615 zł i 2 460 zł. Jeśli zrobi trzy przelewy, w każdym wpisze numer KSeF jednej faktury. Jeśli zrobi jeden przelew na 4 305 zł, najpierw wygeneruje identyfikator zbiorczy i to jego wpisze w tytule.
Kiedy nie musisz podawać numeru?
- Płacący nie jest czynnym podatnikiem VAT. Dotyczy to konsumentów, firm zwolnionych z VAT i zagranicznych nabywców niezarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni. W sprawie zagranicznego nabywcy tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji z 4 grudnia 2025 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.882.2025.1.AJB.
- Sprzedawcy nie ma na białej liście jako czynnego podatnika VAT w dniu płatności, np. dlatego, że korzysta ze zwolnienia.
- Płacisz gotówką. Przepis obejmuje wyłącznie przelew i instrumenty, które pozwalają podać tytuł.
- Płacisz kartą lub BLIK-iem w terminalu. Ustawa nie wymienia ich z nazwy, ale z warunku podania tytułu wnioskujemy, że obowiązek ich nie obejmuje.
- Faktura jest poza KSeF, np. papierowa albo PDF wystawiony w 2026 r. przez firmę, która nie musiała jeszcze korzystać z systemu. Taka faktura nie ma numeru KSeF, nawet jeśli zapłacisz ją w 2027 r.
- Faktury nie wprowadzono do KSeF z powodu ogłoszonej awarii (art. 108g ust. 4).
- Wpłacasz zaliczkę, na którą nie ma jeszcze faktury. Art. 108g mówi o płatnościach „za faktury”, a faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Numer pojawi się dopiero przy płatności za fakturę zaliczkową lub końcową.
- Rozliczasz się kompensatą, bo nie ma wtedy przelewu.
Czego przepisy jeszcze nie przesądzają?
Nie znaleźliśmy stanowiska Ministerstwa Finansów w trzech praktycznych sprawach, więc poniżej opisujemy własne odczytanie przepisu.
Przy płatności częściowej art. 108g nie robi wyjątku, a numer identyfikuje fakturę, nie kwotę. Przy każdej racie podajesz zatem ten sam numer KSeF.
Faktura korygująca ma własny numer KSeF. Jeśli dopłacasz różnicę z korekty, podajesz numer korekty. Ustawa nie mówi, co wpisać, gdy płacisz fakturę pomniejszoną o korektę. Jeden przelew dotyczy wtedy dwóch dokumentów, więc najbezpieczniejszy wydaje się identyfikator zbiorczy.
Art. 108g obejmuje też fakturę offline, której numeru jeszcze nie ma, bo sprzedawca nie przesłał jej do systemu. Wyłączenie dotyczy tylko awarii ogłoszonych komunikatem. Jeśli termin płatności na to pozwala, zapłać po nadaniu numeru.
Co grozi za przelew bez numeru KSeF?
Art. 108g nie przewiduje własnej sankcji. Kary z art. 106ni, do 100% VAT z faktury albo do 18,7% należności ogółem, dotyczą wystawiania i przesyłania faktur, a nie opisu przelewu.
Te kary miały obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Sejm uchwalił 6 listopada 2026 r. ustawę, która przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale prace nad nią jeszcze trwają. Ani projekt rządowy, ani poprawki zgłoszone w Sejmie nie zmieniają art. 108g, więc obowiązek podawania numeru zaczyna się w 2027 r. niezależnie od losów kar.
Skutek braku numeru odczuje przede wszystkim sprzedawca: wpłaty nie przypisze automatycznie do faktury.
Co zrobić przed styczniem?
Jeśli płacisz faktury, sprawdź, czy twój program lub bank pozwala wpisać numer KSeF przy przelewie i wygenerować identyfikator zbiorczy. Jeśli sprzedajesz, wczytaj wyciąg bankowy do narzędzia kto-zaplacil.pl: pokaże, które wpłaty mają już numer KSeF lub IZ z poprawną sumą kontrolną.
Źródła
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203 (art. 108g, art. 17)
- Ustawa z 16 czerwca 2023 r., Dz.U. 2023 poz. 1598 (art. 106ni, art. 108a)
- Numer KSeF i zbiorczy identyfikator, ksef.podatki.gov.pl
- Przebieg procesu legislacyjnego, druk nr 3245
Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest doradztwem podatkowym.